從電子文件管理的整個過程來看，電子文件的銷毀只是一個很小的環節，其重要性很容易被忽視。
事實上，銷毀電子文件的范圍和方法是否正確，也會對電子文件的管理產生重大影響。做好這項工作，非常有利于電子文檔管理的健康發展。
一、到期銷毀的必要性和要求
(A)必須銷毀過期的電子官方文件
由于形成、傳輸和利用的便利，電子文檔的數量急劇增加。雖然這些文檔的存儲空間遠小于紙質文檔，但大量的電子文檔會增加電子信息系統的負擔，不僅會降低系統響應檢索和訪問的速度，還會增加維護和存儲的成本。
況且有些電子文件不具備長期保存價值，所以有必要銷毀這些電子文件。
(二)到期銷毀電子文件的要求。
1.時效性。公文銷毀屬于公文處理的一個環節。因此，應堅持公文處理的及時性原則。過期的公文不及時銷毀，可能會給公文管理部門造成行政負擔，增加不必要的麻煩，涉密公文不及時銷毀也可能造成信息泄露。
2.準確性。銷毀公文是因為過了一段時間就沒必要保存了。如果需要銷毀的文件沒有完全銷毀，會進行歸檔，然后移交檔案室長期保存，會增加檔案部門的工作，但這項工作沒有實際意義。如果一些對以后工作有價值的文件被銷毀，會影響文件的參考價值。
3.程序上的。公文處理的任何一個環節都要嚴格按照程序進行。文件的銷毀不是直接把文件燒掉或者把磁性載體消磁，而是要經過嚴格的銷毀程序和步驟。
要求全體干部職工充分認識加強涉密載體清理、清退和銷毀工作的重要性，深刻認識做好涉密載體最后一道關口的重要意義，確保國家秘密在最后一道關口的安全，切實落實相關工作。