在保密管理工作中，事半功倍的做法是，各種管理標準化，各項工作流程化，各項流程表單化。要想實現管理高效、簡潔方便，就要在各種表單的設計上下功夫。各類銷毀載體共用一個銷毀審批單，常會出現各類載體交叉填寫，既給待銷毀載體信息的準確填寫帶來很大不便，也給其分類統計帶來很大困難。
如針對紙質涉密載體的銷毀應登記份數、頁數等信息，對硬盤涉密載體的銷毀則要登記序列號、容量等信息，而這些很難在一張表上完整、準確、方便地記載下來。針對銷毀載體品種多、數量大的特點，在保密管理制度修訂中，需明確將銷毀審批單按照載體類型區分，分別設計紙質、磁介質、光盤等涉密載體銷毀審批登記表。
通過分類填寫銷毀單，可進一步嚴格銷毀載體分類清點工作，同時，也為統計各類銷毀載體帶來了方便。
規范移交程序 清晰責任劃分
為明確各方責任，在修改銷毀審批單的基礎上，可增加填寫《銷毀載體移交（接收）單》環節。該表單的主要作用為：
一、是將清點統計工作與銷毀工作進行了清晰分割，前者為銷毀載體送交部門完成的工作，后者為保密部門完成的工作；
二、是便于匯總各部門的各類銷毀載體。通過該表單可反映出各部門不同密級的各類載體的銷毀數量，如，部門在移交的銷毀載體中，要清楚填寫銷毀紙質文件資料的數量，其中包括機密級文件和秘密級文件的詳細數量。
各部門保密員在對本部門銷毀載體進行統計、登記、審批后，交到保密處指定地點，保密處核查銷毀載體情況后，辦理交接手續并在《銷毀載體移交（接收）單》上簽字。后續集中銷毀工作由保密處負責完成，主要包括保密委領導審批，保密部門建賬、監銷，以及送交地方保密行政管理部門設立的銷毀中心處理。
建立銷毀臺賬 確保賬物相符
保密工作檔案是單位保密工作開展情況的憑證。其中，銷毀檔案管理與其他保密工作檔案管理不同，不僅要求要長期保存，還要求方便查找涉密載體的銷毀情況和銷毀時間。而僅憑各類銷毀單據難以達到此要求。
如何了解每次銷毀的整體情況，快速方便地追溯和查詢，是銷毀檔案管理需要解決的問題。為此，可引用日常生產管理中的臺賬模式，通過建立銷毀臺賬，捋清銷毀檔案。
銷毀臺賬的建立沒有固定格式，可包括：部門、各類介質（硬盤、U盤、光盤、紙質品及其他載體）銷毀數量、銷毀時間、統計結果等。
不同類型載體可分不同密級進行統計
建立銷毀臺賬看似費時費力，增加了保密部門的工作量，但實際上通過整理臺賬可起到以下作用：
一、是將各部門所有銷毀載體整合到一張表格上，方便清楚了解各部門的整體銷毀情況，可謂“一紙在手，就知有沒有”；
二、是臺賬的整理過程是進一步核查賬物是否相符的過程，也是對銷毀表單的梳理過程，起到了強化銷毀管理的作用；
三、是臺賬的建立不僅提高了檔案管理水平，也成為銷毀管理工作成效的展臺。
